La importancia de la destrucción de documentación para las empresas
Cada vez son más las empresas nuevas que aparecen en el mercado dedicadas a la destrucción de documentación. Entran en un sector en auge, dada la importancia que tiene eliminar correctamente documentación inservible de oficinas y empresas.
Destruir adecuadamente la basura evita que un tercero acceda sin permiso a determinada información confidencial que podría poner en riesgo la supervivencia de una empresa, de ahí la importancia de contar con los servicios de empresas especializadas en la custodia, archivo, almacenamiento y destrucción de la documentación confidencial para evitar posibles extracciones, pérdidas o daños que no sólo pueden derivar en sanciones sino que podrían suponer el cierre de la empresa.
El proceso de destrucción de la información confidencial
Existen unas pautas a seguir si se quiere realizar la destrucción de documentación de manera eficaz, pues la seguridad de información pasa también por evitar que la basura producida pueda ser objeto de robo, generando de forma directa o indirecta problemas a la empresa.
En palabras de los responsables de Normadat, empresa especializada en la custodia, almacenamiento y destrucción de documentación confidencial, explican que “es fundamental contar con unos servicios profesionales de control de la documentación confidencial y que, a su vez, se garantice que se siguen las medidas de seguridad adecuadas en la destrucción de la misma que aseguren confidencialidad en el momento de deshacerse de los datos”.
Para llevar a cabo correctamente el proceso de destrucción, en primer lugar, los documentos y demás datos deben almacenarse en contenedores con medidas de seguridad, que eviten el acceso a otras personas que no sean las designadas a tal efecto.
Al realizar el transporte, resulta recomendable asegurarse de que no se produzcan pérdidas o sustracciones. Por lo que el personal que se encargue de la recogida y la conducción debe estar identificado y realizar el traslado sin interrupciones.
Y, por supuesto, en el momento de la destrucción, hay que seguir unos pasos para cumplir con LOPD.
El método es la trituración (tiras, cruzado), el tamaño dependerá del nivel de seguridad. Al realizarse no tiene que haber opción de que los documentos sean reconstruidos, ni tampoco depositar estos junto al resto de desechos, eliminando la posibilidad de venderse para usarlos como reciclaje (en el caso de no realizar destrucción).
Estos pasos garantizarán a la empresa una correcta destrucción documental, cumpliendo con la ley y eliminando cualquier indicio que pueda llevar a la sustracción de datos por otras personas.
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